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Clínica Experts
Quando cada etapa da consulta vive em um lugar diferente, a informação do paciente se espalha entre agenda, papel, planilha e maquininha. Este texto segue uma consulta de ponta a ponta dentro do Clínica Experts, do horário marcado até a cobrança e a baixa dos materiais, para mostrar o que acontece em cada fase e onde cada módulo entra.
O fluxo começa na agenda e na lista de espera
O ponto de partida é a agenda com lista de espera. Para marcar uma consulta, basta clicar no horário, escolher o paciente e vincular um procedimento já cadastrado, como uma avaliação ou uma anamnese. A visualização acompanha a necessidade da equipe: por dia, por semana, por profissional, por sala ou por programação, com filtros por status e por profissional. A visão semanal ajuda a recepção a enxergar a rotina inteira e a oferecer horários livres a quem pede encaixe.
Quando um horário é liberado, a lista de espera mostra quem aguarda uma vaga, o que dispensa anotações em papel e lembretes colados na mesa. Há ainda um painel de chamada para apoiar a recepção. Do próprio agendamento, a equipe acessa os outros módulos: inicia o atendimento, abre a comanda, envia notificações ao paciente e acompanha o status de cada consulta no painel inicial, que também mostra os aniversariantes do dia e os horários mais movimentados da clínica.
O que acontece durante o atendimento
Ao iniciar o atendimento, o profissional abre a ficha de atendimento escolhida entre os modelos que a clínica já criou. As fichas são personalizáveis e cobrem rotinas diferentes: avaliação facial, curvas de crescimento para pediatria, módulo de injetáveis para estética e odontograma ligado ao orçamento para dentistas. Também é possível montar uma ficha apenas para emitir prescrições.
Durante a consulta, o prontuário do paciente fica ao lado da ficha. O histórico de atendimentos anteriores está à mão sem trocar de tela. A Anna, assistente de inteligência artificial (IA) do sistema, ajuda com recursos como a transcrição da consulta. Depois do atendimento, o prontuário permite comparar duas consultas lado a lado e sobrepor fotos de antes e depois. É uma forma concreta de mostrar a evolução do tratamento ao paciente, em clínicas de estética e também em consultórios médicos e odontológicos.
Estoque e documentos acompanham a consulta
Ao finalizar o atendimento, o sistema abre uma segunda tela com os materiais utilizados. Se o procedimento tem materiais vinculados no cadastro, eles já aparecem ali, e o profissional pode ajustar a lista ou incluir outros itens, como luvas. O sistema mostra o custo médio dos materiais daquela consulta e baixa o consumo do controle de estoque automaticamente.
O módulo de estoque completa o caminho com um relatório de itens abaixo do mínimo, controle por lote e validade, registro de produtos abertos e importação da nota do fornecedor, que dispensa o cadastro manual de cada item. Os documentos seguem o mesmo fluxo. No CliniDocs, a clínica cria modelos de termos e contratos, envia para assinatura e acompanha em um painel o que foi assinado, o que está pendente e o que foi cancelado. Com esse acompanhamento, a equipe confere se o documento foi assinado pelo responsável antes de seguir para o procedimento.
Da comanda ao caixa: como a cobrança acontece
Terminado o atendimento, a comanda reúne tudo o que foi entregue ao paciente. Nela é possível incluir produtos, editar procedimentos, aplicar desconto e definir a forma de pagamento (cartão, Pix ou dinheiro), a conta financeira que vai receber, o vencimento e o parcelamento. Se o pagamento já foi feito, basta marcar a parcela como paga. Quando a maquininha está cadastrada no sistema, o valor entra como a receber e muda sozinho para pago conforme os repasses chegam.
Esses lançamentos alimentam o módulo financeiro, com fluxo de caixa diário ou mensal e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), montado a partir das categorias de contas que a clínica pode personalizar. As taxas de cada forma de pagamento, as contas bancárias, a conciliação bancária e as contas a pagar, como aluguel, energia e compra de insumos, ficam no mesmo lugar. Quando a nota fiscal de serviço é necessária, a emissão acontece dentro do sistema, em dois cliques, pela integração com a maioria das prefeituras do país.
O que o fluxo gera depois: vendas, comissão e retorno
Com os atendimentos registrados, o módulo de vendas passa a mostrar o faturamento por período, os pacotes e as sessões já consumidas, além dos saldos de carteira e do cashback de cada paciente. O relatório de margem desconta taxa de cartão, comissão e materiais do valor do procedimento e revela quanto a clínica realmente ganha em cada serviço.
As comissões seguem tabelas por percentual ou valor fixo, definidas por profissional. Basta filtrar o período, selecionar os atendimentos e fechar o pagamento, e o relatório sai pronto para impressão e assinatura. Para trazer o paciente de volta, a lista de contatos filtra quem fez determinado procedimento em um período, e o CliniCRM, ferramenta de CRM (Customer Relationship Management, ou gestão de relacionamento com o cliente), acompanha cada oportunidade até a venda. Conectado ao WhatsApp, o Anna Chatbot conversa com os leads, agenda ou cancela consultas e passa o atendimento para a equipe quando necessário.
Ver esse caminho funcionando ajuda a perceber em que ponto da sua rotina ainda existe informação solta. Para acompanhar uma consulta completa com a equipe do Clínica Experts, assista ao vídeo:
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