Entender como contratar uma secretária é uma preocupação de profissionais da Saúde que estão abrindo o primeiro consultório. E isso acontece tanto com médicos quanto com dentistas ou psicólogos. Afinal, a secretária é uma peça-chave no bom andamento das atividades e no relacionamento tanto com pacientes quanto com fornecedores. Nesse texto, veremos quais critérios devem ser considerados para a contratação de uma secretária e quais as funções do cargo. 

O que faz uma secretária de consultório?

A secretária se envolve em diversos processos dentro da rotina do consultório, especialmente de negócios de pequeno ou médio porte. Clínicas ou consultórios maiores costumam ter uma secretária e, também, uma recepcionista. Mas, muitas vezes, a secretária absorve a função de recepcionar os pacientes. Além disso, a secretária se envolve em muitas outras áreas, como veremos a seguir.

Agendamento de pacientes

Considerando que sem pacientes não existe consultório, a atividade da secretária é muito importante. Afinal, é ela quem recebe o primeiro contato dos pacientes e, também, é quem faz o gerenciamento de cancelamentos e adiamentos. Por consequência, otimiza a rotina do médico, dentista ou qualquer outro profissional clínico que atue nas consultas. 

É verdade que atualmente muitos consultórios se valem dos benefícios proporcionados por sistemas de gestão. Porém, mesmo assim, geralmente cabe à secretária operar esse tipo de software. Ou seja, as ferramentas de gestão acabam sendo um poderoso auxiliar da secretária, e não um substituto. 

Fluxo financeiro

Além de ser o primeiro contato com quem busca um horário, a secretária costuma ter contato com o paciente também no dia marcado. E ela quem faz o cadastro básico e recebe o pagamento da consulta, por exemplo.

Além disso, não é raro que seja a secretária quem gerencie o pagamento de contas. Não podemos deixar de mencionar, ainda, o envio de orçamentos (quando essa for uma prática do consultório ou clínica). Há, ainda, o recebimento de propostas e fornecedores e prestadores de serviço, questões que também impactam no caixa do negócio.

Por isso, a secretária acaba tendo um papel importante na gestão das finanças da clínica ou consultório.

Relacionamento com os pacientes

A relação com os pacientes vai muito além dos contatos relativos ao agendamento. Mensagens sobre datas comemorativas são um exemplo de como é possível nutrir relacionamento com os pacientes de forma simples.

Felicitações pelo dia do aniversário também são importantes, e costumam ser gerenciadas pela secretária. Essas simples medidas fazem o paciente memorizar a sua marca, além de proporcionarem oportunidades para a oferta de condições exclusivas.

Supervisão do espaço físico

Mesmo que o consultório tenha um serviço de limpeza, a secretária acaba tendo maior contato com os espaços da clínica. Além disso, é quem mais escuta comentários dos pacientes sobre eventuais necessidades do local, como reposição de água, por exemplo.
Assim, a secretária também tem um papel importante na manutenção da estrutura do consultório. 

Qual a importância da secretária em um consultório?

A secretária ajuda a moldar a imagem do seu negócio na mente do paciente. Se o atendimento dela for de excelência, os pacientes vão acreditar que o seu trabalho também é de excelência. E o contrário também: se a secretária não for gentil com o seu público, os pacientes podem se afastar.

Além disso, uma secretária bem treinada é fundamental para a produtividade da sua rotina. Afinal, ao se liberar da ‘burocracia’, você terá mais tempo para se dedicar à captação e fidelização de pacientes.

Não podemos esquecer, também, de que a secretária deve ter todos os cuidados para a boa aplicação da LGPD. E tudo isso garante mais segurança e efetividade ao seu negócio.

Assim, a contratação e a formação de uma secretária para o seu consultório são um investimento que compensa muito.  

O que uma secretária precisa saber?

Muitas vezes, a relação de confiança entre profissional e candidata ao posto de secretária é mais relevante do que os conhecimentos técnicos.

De qualquer forma, há conhecimentos que irão ditar a rotina de uma secretária, tais como:

• Gramática e ortografia | Considerando que a secretária se comunica por mensagem com os pacientes, que ela pode usar e-mail no seu dia a dia e que anotações, de forma geral, também estão entre as suas atribuições, é importante que ela escreva corretamente.
• Gerenciamento de tarefas | A secretária precisa conseguir trabalhar de forma autônoma, gerenciando seu tempo e organizando as prioridades entre as suas demandas. Isso é fundamental para o bom andamento do consultório.
• Ferramentas digitais | A secretária não precisa ser uma expert em tecnologia, mas deve saber pelo menos o básico sobre o mundo digital, ou seja, e-mails, planilhas, documentos online e canais de comunicação digital, como WhatsApp.
• Organização | Além de toda a agenda dos profissionais e de toda a parte digital dos processos, a secretária lida com a organização física do espaço, que pode envolver pastas, arquivos, plantas, café e muito mais. Vale destacar, também, que a secretária gerencia pagamentos e recebimentos financeiros, tarefas que exigem atenção a prazos.
• Postura | Infelizmente, há pacientes que se exaltam facilmente e acabam descontando na secretária. Por isso, é muito importante que a pessoa que ocupa esse posto tenha autocontrole e consiga manter a postura profissional diante de casos assim, administrando a situação da melhor forma.

Como contratar uma secretária?

Um caminho muito comum na hora de contratar uma secretária é pedir indicação para familiares e amigos. Afinal, a tendência é que as pessoas ao seu redor indiquem apenas candidatas confiáveis. 

E outra opção muito usual é a divulgação da vaga nas redes sociais do seu consultório. Mas, caso você esteja em busca de um perfil mais experiente, as agências de recursos humanos podem ser o melhor caminho.

Independentemente do caminho pelo qual a candidata chegue até você, é importante aproveitar o momento da entrevista para extrair tudo que for necessário para analisar o perfil dela. É o momento em que você pode, por exemplo, aplicar pequenos testes para verificar a capacidade de comunicação e de organização.

Deixe claro quais serão as tarefas de rotina, quais são as responsabilidades exclusivas da secretária, seus horários e salário. 

Um consultório com secretária precisa de sistema de gestão?

Um sistema de gestão é um aliado indispensável para a rotina de um consultório, e tem o potencial de aumentar drasticamente a produtividade de uma secretária.

Além de fornecer as ferramentas necessárias para o controle financeiro, de estoque, de vendas, de agenda e etc., o sistema de gestão permite que tanto secretária quanto profissionais da Saúde acessem informações de forma ágil e segura.

Vale lembrar, também, que a centralização de informações em um sistema completo facilita a transição de funcionários. Isso é muito importante em casos em que a secretária precise se ausentar ou seja desligada do cargo.

Por isso, o cenário ideal para o pleno funcionamento de um consultório inclui entender como contratar uma secretária e saber escolher um sistema de gestão que atenda às suas necessidades de rotina.